Filter, Ordner und Abwesenheitsnotiz
Post in Ordner einsortieren, Wichtiges kennzeichnen und «Ich bin nicht da» antworten erledigt der Server selbst — und zwar auch dann, wenn alle Ihre Geräte ausgeschaltet sind.
Warum der Server und nicht das Programm
Regeln im Mail-Programm laufen nur, solange das Programm läuft. Rechner aus, und die Post stapelt sich bis zum nächsten Einschalten, während das Telefon inzwischen bei jeder Nachricht klingelt.
Unsere Regeln laufen auf dem Server im Moment der Zustellung. Die Nachricht landet im richtigen Ordner, bevor irgendein Gerät von ihr erfährt.
Wo das eingestellt wird
- Öffnen Sie die Web-Post und gehen Sie zu «Einstellungen».
- Wählen Sie den Bereich «Filter».
- Klicken Sie auf «Erstellen» — ein Formular mit Bedingung und Aktion öffnet sich.
Eine einfache Regel: Newsletter in einen eigenen Ordner
- Bedingung: «Von» — «enthält» — die Adresse oder ein Teil der Adresse des Newsletters.
- Aktion: «In Ordner verschieben» — einen wählen oder anlegen.
- Speichern. Die Regel greift ab der nächsten Nachricht; bereits zugestellte lässt sie in Ruhe.
Abwesenheitsnotiz
Legen Sie im selben Bereich eine Regel an und wählen Sie die Aktion «Mit Nachricht antworten».
- Schreiben Sie den Text — kurz, und ohne anzukündigen, dass niemand zu Hause ist.
- Legen Sie fest, wie oft derselben Person geantwortet wird: einmal pro Woche reicht meist, sonst wird aus einem Gespräch ein Duell der Automaten.
- Setzen Sie Anfang und Ende. Ohne sie bleibt die Notiz auch nach Ihrer Rückkehr eingeschaltet.
Die Reihenfolge zählt
Regeln laufen von oben nach unten, und die erste passende kann die übrigen stoppen. Landet eine Nachricht nicht dort, wo Sie sie erwarten, liegt es meist an einer Regel darüber und nicht an dieser selbst.
Regeln lassen sich verschieben und abschalten, ohne sie zu löschen — praktisch bei der Suche nach der einen, die dazwischenfunkt.