Filtros, pastas e resposta automática de ausência

Por que o servidor, e não o programa

As regras dentro de um programa de e-mail só funcionam enquanto o programa está aberto. Desligue o computador e os e-mails se acumulam até você ligá-lo de novo, enquanto o celular apita a cada mensagem nesse meio-tempo.

Nossas regras rodam no servidor no momento da entrega. A mensagem cai na pasta certa antes que qualquer dispositivo seu fique sabendo dela.

Onde configurar

1. Abra o webmail e vá em Configurações.
2. Escolha a seção Filtros.
3. Clique em Criar — abre um formulário com uma condição e uma ação.

Uma regra simples: newsletters em uma pasta própria

1. Condição: “De” — “contém” — o endereço, ou parte do endereço, da newsletter.
2. Ação: “Mover para a pasta” — escolha uma ou crie uma nova.
3. Salve. A regra passa a valer a partir da próxima mensagem; as que já foram entregues ficam como estão.

Uma resposta automática de ausência

Na mesma seção, crie uma regra e escolha a ação “Responder com mensagem”.

1. Escreva a resposta — de forma breve, e sem anunciar que não há ninguém em casa.
2. Defina com que frequência responder à mesma pessoa: uma vez por semana costuma ser o ideal, senão a conversa vira um duelo de respostas automáticas.
3. Defina uma data de início e uma de fim. Sem elas, a resposta continua ativada depois que você voltar.

A ordem importa

As regras são executadas de cima para baixo, e a primeira que corresponder pode interromper as demais. Quando uma mensagem não cai onde você espera, a causa costuma ser uma regra acima dela, e não a própria regra.

As regras podem ser arrastadas para outra posição e desativadas sem serem excluídas — prático na hora de descobrir qual delas está atrapalhando.