फ़िल्टर, फ़ोल्डर और ऑटो-जवाब
मेल को फ़ोल्डरों में छांटना, ज़रूरी ईमेल पर निशान लगाना और “मैं बाहर हूं” वाला जवाब भेजना — यह सब सर्वर खुद करता है, और तब भी करता रहता है जब आपके सारे डिवाइस बंद हों।
ऐप नहीं, सर्वर क्यों
मेल ऐप के अंदर के नियम तभी चलते हैं, जब ऐप चल रहा हो। कंप्यूटर बंद करें, तो मेल तब तक जमा होता रहता है जब तक आप उसे फिर से चालू नहीं करते, और इस बीच फ़ोन हर ईमेल पर बजता रहता है।
हमारे नियम सर्वर पर, डिलीवरी के पल ही चलते हैं। ईमेल आपके किसी भी डिवाइस को उसकी खबर होने से पहले ही सही फ़ोल्डर में पहुंच जाता है।
इन्हें कहां सेट करें
- वेबमेल खोलें और Settings (सेटिंग्स) में जाएं।
- Filters (फ़िल्टर) सेक्शन चुनें।
- Create (बनाएं) दबाएं — एक फ़ॉर्म खुलेगा, जिसमें एक शर्त और एक कार्रवाई होगी।
एक आसान नियम: न्यूज़लेटर उनके अपने फ़ोल्डर में
- शर्त: “From” (प्रेषक) — “contains” (शामिल है) — न्यूज़लेटर का पता या पते का कोई हिस्सा।
- कार्रवाई: “Move to folder” (फ़ोल्डर में ले जाएं) — कोई फ़ोल्डर चुनें या नया बनाएं।
- सेव करें। नियम अगले ईमेल से लागू होगा; जो ईमेल पहले आ चुके हैं, उन्हें वह नहीं छूता।
ऑटो-जवाब: “मैं बाहर हूं”
उसी सेक्शन में एक नियम बनाएं और कार्रवाई “Reply with message” (संदेश से जवाब दें) चुनें।
- जवाब लिखें — छोटा-सा, और यह बताए बिना कि घर पर कोई नहीं है।
- तय करें कि एक ही व्यक्ति को कितनी बार जवाब जाए: आम तौर पर हफ़्ते में एक बार ठीक रहता है, वरना बातचीत ऑटो-जवाबों की जंग बन जाती है।
- शुरू और खत्म होने की तारीख सेट करें। इनके बिना आपके लौटने के बाद भी ऑटो-जवाब चालू रहेगा।
क्रम मायने रखता है
नियम ऊपर से नीचे की ओर चलते हैं, और जो पहला नियम लागू होता है, वह बाकी नियमों को रोक सकता है। जब कोई ईमेल वहां नहीं पहुंचता जहां आप उम्मीद करते हैं, तो वजह आम तौर पर खुद वह नियम नहीं, बल्कि उसके ऊपर वाला कोई नियम होता है।
नियमों को खींचकर ऊपर-नीचे किया जा सकता है और बिना हटाए बंद किया जा सकता है — रास्ते में अड़ने वाले नियम को ढूंढते समय यह काम आता है।